O que é 5W2H? Essa é uma ferramenta muito útil para planejar e executar projetos, resolver problemas e tomar decisões. Mas, como entender e aplicar? Ela consiste em realizar sete perguntas básicas. Que começam com as letras W e H em inglês: What (O que), Why (Por quê), Who (Quem), Where (Onde), When (Quando), How (Como) e How much (Quanto). Dessa forma, essas perguntas ajudam a definir o escopo, os objetivos, os responsáveis, os recursos, os prazos e os resultados esperados de um projeto ou de uma situação.
Origem do 5W2H
A técnica 5W2H surgiu no Japão, na década de 1970, como parte do método Toyota de produção. Com o aumento das demandas industriais. Mas, em que consiste? A ideia é que, ao responder as sete perguntas, se possa identificar as causas raízes de um problema, as oportunidades de melhoria e as ações necessárias para alcançar os resultados desejados.
Exemplo prático de seu uso
É simples, prática e eficaz para organizar as informações e facilitar a tomada de decisão, como gestão de projetos, planejamento estratégico, análise de mercado, desenvolvimento de produtos, atendimento ao cliente, entre outros.
Para entender melhor como a ferramenta 5W2H pode ser aplicada na prática, consideremos um cenário comum no ambiente corporativo: a implementação de um novo software de gerenciamento de projetos. Além disso, este exemplo demonstrará como cada aspecto do 5W2H pode ser usado para planejar e executar essa tarefa de maneira eficiente.
Suponha que você é um gerente de uma empresa e deseja implementar um novo software de gerenciamento de projetos. Aqui está como você pode usar a ferramenta 5W2H para planejar essa tarefa:
- What (O que): Implementar um novo software de gerenciamento de projetos.
- Why (Porque): Para melhorar a eficiência na gestão de projetos e facilitar a colaboração entre as equipes.
- Who (Quem): A equipe de TI será responsável pela implementação do software, com o apoio da equipe de gerenciamento de projetos.
- Where (Onde): O software será implementado em todos os departamentos da empresa que lidam com projetos.
- When (Quando): A implementação começará no próximo mês e deverá ser concluída em três meses.
- How (Como): A equipe de TI instalará o software, treinará os usuários finais e fornecerá suporte contínuo. Além disso, a equipe de gerenciamento de projetos ajudará a personalizar o software para atender às necessidades específicas da empresa.
- How much (Quanto custa): O custo total do projeto, incluindo a compra do software, o tempo da equipe e o treinamento, é estimado em R$50.000,00.
Ajuda adicional
Plano de ação — SEBRAE: Esta planilha é indicada para qualquer pessoa que precise colocar um plano em ação. Além disso, ela serve para a tomada de decisão sobre os principais elementos que orientarão a implementação do plano. Pois, ela oferece diversos usos da técnica 5W2H, desde as versões mais simples e objetivas até o desenvolvimento de um plano de negócio tático e operacional².
Benefícios da ferramenta 5W2H
A ferramenta 5W2H é uma poderosa aliada na gestão eficiente de projetos. Portanto, como você pode ver, nessa breve abordagem a técnica 5W2H é uma forma simples e eficiente de planejar e executar projetos. Ainda mais, ela ajuda a definir o que se quer fazer, porque se quer fazer, quem fará, onde fará, quando fará, como fará e quanto custará. Assim, você pode ter mais clareza, foco e controle sobre seus objetivos e resultados. Portanto, experimente usar a técnica 5W2H em seus próximos projetos e perceba a diferença!
Fonte: Blog FIA Business School.
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