Quando nos deparamos com pessoas bem-sucedidas em suas áreas de atuação, é natural que nos questionemos sobre como elas chegaram lá. Além disso, queremos descobrir como nós mesmos podemos alcançar o mesmo nível de sucesso. Embora formação, talento e determinação sejam fundamentais, existem outros segredos por trás do sucesso. Neste artigo, vamos explorar duas palavras-chave que fazem parte do cotidiano de profissionais bem-sucedidos: organização e produtividade.
A importância da organização e produtividade
A organização e a produtividade são essenciais para ir além dos demais e transformar planos e sonhos em realidade. Não importa o quão talentoso você seja, sem organização e produtividade, é difícil sustentar uma carreira de sucesso a longo prazo. Essas duas palavras estão intrinsecamente ligadas, pois uma influencia diretamente na outra. Sendo assim, quando você mantém a organização, consegue produzir muito mais e melhor, o que, por sua vez, ajuda a manter a organização em sua rotina diária.
Neste texto, discutiremos algumas abordagens e métodos para incorporar a organização e a eficiência como elementos fundamentais da sua rotina diária. Vamos lá!
Estabelecimento de prioridades
Ter muitos sonhos e objetivos é excelente, mas é importante estabelecer prioridades. O estabelecimento de prioridades é um dos pontos mais importantes da organização e da produtividade. Ele funciona como um guia para todas as outras estratégias que você irá adotar.
Comece o dia listando todas as demandas profissionais e pessoais que você precisa dar conta. Em seguida, reflita sobre quais são as mais urgentes, importantes e complexas. Essas serão suas prioridades. Enumere-as e siga essa ordem.
Avance para a tarefa seguinte apenas após concluir a atual.
Ao estabelecer prioridades claras, você consegue visualizar todas as suas tarefas e evitar a sensação de estar sobrecarregado. Por sua vez, isso ajuda a evitar a procrastinação e a aumentar a sua produtividade.
Definição de prazos
É importante estabelecer prazos para as tarefas que você precisa realizar, mesmo que elas não tenham um prazo oficial. Isso evita que você adie ou procrastine as atividades sem consequências. Os prazos devem ser realistas, nem muito curtos, o que pode levar a frustração por não conseguir cumpri-los, nem muito longos, o que pode ser contraproducente.
Ao definir prazos para as suas tarefas, considere a dificuldade e a importância de cada uma. Conheça o seu ritmo e saiba quanto tempo você precisa para realizar cada atividade. Dessa forma, você evita o desespero de não conseguir concluir uma tarefa com muita antecedência.
Organização do ambiente físico
Muitas pessoas negligenciam a importância da organização do ambiente físico quando pensam em organização e produtividade. No entanto, isso é um grande erro. A falta de organização pode resultar em perda de tempo ao buscar materiais, documentos e outros itens, o que pode retardar a finalização das atividades.
Além disso, a desorganização afeta o nosso bem-estar e motivação. Trabalhar em um ambiente limpo, arrumado e confortável, onde tudo está em ordem e facilmente acessível, nos ajuda a produzir mais em termos de quantidade e qualidade.
Lembre-se de que é mais fácil manter a arrumação do que arrumar tudo do zero. Sendo assim, para começar, faça uma limpeza geral no seu ambiente de trabalho. Jogue fora o que for desnecessário e coloque cada coisa em seu devido lugar. Além disso, mantenha próximo de você os itens mais utilizados no dia a dia.
Nos próximos dias, esforce-se para manter a organização. Assim, em pouco tempo, isso se tornará um hábito e você não precisará se preocupar tanto com a desordem em seu ambiente de trabalho.
Auxílio da tecnologia para aumentar a organização e produtividade
A busca pela organização e produtividade tem levado ao desenvolvimento de diversas ferramentas tecnológicas que podem ajudar muito. O Google Calendar, por exemplo, é ótimo para registrar compromissos e metas, e pode ser acessado tanto no computador quanto no celular. O aplicativo Evernote é ideal para fazer anotações e compartilhar informações com a sua equipe.
Outra ferramenta útil é o Dropbox, que permite o armazenamento online de arquivos e o compartilhamento fácil com outras pessoas. Além disso, existem diversos aplicativos específicos para a gestão financeira, auxílio na concentração e outras funcionalidades que podem aumentar sua produtividade e organização. Descubra quais ferramentas funcionam melhor para você e aproveite os benefícios que a tecnologia oferece.
Crie um espaço de trabalho adequado
Se você trabalha em casa ou costuma levar trabalho para fora do escritório, é importante ter um espaço dedicado exclusivamente às suas demandas profissionais. Dessa forma, você poderá se concentrar nas tarefas e evitar distrações causadas pela família, animais de estimação, televisão, telefone e outros “obstáculos” à produtividade que podem surgir quando você trabalha no sofá ou na cama.
Quando trabalhamos no mesmo lugar onde realizamos outras atividades não relacionadas ao trabalho, como assistir televisão ou dormir, é mais difícil para o nosso cérebro entender que é hora de trabalhar e não de descansar ou se divertir.
Além disso, um espaço de trabalho adequado contribui para a organização física do ambiente. Você pode criar um home office, mesmo que seja apenas um canto na sala de estar ou no quarto, com uma escrivaninha espaçosa e uma cadeira confortável. Lembre-se também da importância da ergonomia para evitar problemas relacionados à postura incorreta.
Dicas para alcançar a organização e produtividade
- Estipule objetivos e determine prioridades: defina metas precisas para canalizar sua energia para atividades significativas. Trace as metas para o dia, a semana e o mês. Além disso, identifique as atividades primordiais, com prazos mais urgentes.
- Crie uma lista de tarefas: organize as atividades diárias conforme a importância e calcule o tempo que será necessário para finalizar cada uma delas. Pois, isso ajudará você a se concentrar nas tarefas mais importantes e a evitar distrações.
- Agrupe suas atividades em blocos: agrupar atividades semelhantes em blocos pode ajudar a aumentar a produtividade. Por exemplo, agrupe todas as tarefas de e-mail em um bloco de tempo específico e todas as tarefas de telefone em outro bloco.
- Comece pelas tarefas mais difíceis: começar pelas tarefas mais difíceis pode ajudar a aumentar a produtividade. Quando você conclui as tarefas mais difíceis primeiro, o resto do dia parece mais fácil.
- Faça pausas durante a jornada de trabalho: fazer pausas regulares durante a jornada de trabalho pode ajudar a aumentar a produtividade. Tente fazer uma pausa de 5 a 10 minutos a cada hora para se levantar, caminhar e esticar as pernas.
- Automatize e Delegue Tarefas: Automatizar tarefas rotineiras e delegar tarefas menos importantes pode ajudar a aumentar a produtividade. Considere usar ferramentas de automação para tarefas como e-mails e mídias sociais e delegar tarefas menos importantes para membros da equipe.
Conclusão
A conquista da organização e produtividade pode ser desafiadora no início, mas com dedicação e seguindo as dicas apresentadas aqui, você conseguirá incorporá-las naturalmente em sua rotina diária. É importante lembrar que cada indivíduo tem suas próprias estratégias e ritmo de trabalho. Sendo assim, é recomendável experimentar diferentes abordagens e encontrar aquelas que funcionam melhor para você. Desejamos-lhe sucesso em sua busca por organização e eficiência!
por Hernando Silva
Imagem de pikisuperstar no Freepik
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